Il faut rappeler qu’en temps normal, le CSE peut tenir 3 réunions au maximum en visioconférence. Toutefois, un accord entre l’employeur et les membres élus du CSE peut augmenter ce nombre (art. L. 2315-4 c. trav.).
Dans le cadre de l’épidémie liée au coronavirus, le Gouvernement a mis en place un certain nombre de mesures dérogatoires qui permettent à un employeur confronté à des difficultés liées à la propagation du covid-19 de déroger à certaines règles concernant notamment les représentants du personnel.
Ainsi, l’Ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 a dérogé aux règles légales en permettant le recours à la visioconférence “pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres”.
Elle permet également :
- le recours à la conférence téléphonique, elle est autorisée pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel
- le recours à la messagerie instantanée pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel, en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.
Le Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020 précisent les règles applicables à ces réunions1.
Ces dérogations ont été prévues pour les réunions convoquées pendant la période de l’état d’urgence sanitaire (Article 6 Ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020 ; Article 3 Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020). L’état d’urgence ayant de nouveau été instaurée en France par le décret n° 2020-1257 du 14 octobre 2020, il semble qu’elles soient de nouveaux applicables.
Le protocole sanitaire applicable en entreprise prévoit que “l’employeur peut définir une « jauge » précisant le nombre de personnes pouvant être présentes simultanément dans un même espace, dans le respect des règles de distanciation physique, en fonction de l’architecture et des dimensions des locaux. Cette « jauge » fait l’objet d’affichage par l’employeur ou l’exploitant à l’entrée de l’espace considéré (ex. Salles de réunion). Il peut être retenu, à titre indicatif, un paramétrage de la jauge à 4m2 par personne afin de garantir une distance d’au moins un mètre autour de chaque personne dans toutes les directions.
Pour rappel, le décret du 29 octobre prévoit un maximum de 6 personnes pouvant se réunir dans un même lieu.
Le protocole précise que les réunions en audio ou visioconférence doivent constituer la règle et les réunions en présentiel l’exception.
En période de confinement, toutes les mesures permettant d’éviter la proximité physique d’un groupe de personnes sont à privilégier. Ainsi, le ministère du Travail admet que les réunions peuvent avoir lieu en présentiel en cas d’urgence et si les consignes de sécurité sanitaire sont respectées, ainsi que les gestes barrières.
De plus, les réunions en présentiel du comité ne peuvent être maintenues que dans les entreprises où le travail sur place se poursuit (si tous les salariés sont en activité partielle, la réunion en présentielle ne sera pas possible).
Par conséquent, il est demandé de privilégier les réunions à distance. Si le principe de loyauté est respecté, rien ne s’oppose à ce que les réunions aient lieu à distance par le biais de la visioconférence ou, à défaut, l’audioconférence.
- Il faut donc examiner si d’une part l’entreprise est toujours en activité (s’il y a des salariés en présentiel qui poursuivent leur activité), dans le cas contraire, la question ne se pose pas et la réunion est réalisée à distance.
- Il faut ensuite déterminer s’il existe une urgence à ce que la réunion se fasse en présentiel et si la réunion ne peut effectivement pas se dérouler à distance dans de bonnes conditions.
- Il faut aussi voir si la réunion peut se dérouler dans de bonnes conditions au sein de l’entreprise (s’il existe au moins 4m2 par personne réunie dans la même salle afin de respecter la distanciation). Si ce n’est pas le cas, pour des mesures de sécurité, la réunion doit se faire à distance.
L’employeur engage sa responsabilité en cas de non-respect du protocole sanitaire et plus globalement de son obligation de sécurité. Rappelons qu’il s’agit d’une obligation de résultat.
1 Lorsque le CSE est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification des membres du CSE et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations.
Lorsqu’il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.
